Gjennomføring

Spilleregler

Med bakgrunn i erfaringer fra de som har gjennomført frivilligbørs, er det satt opp noen spilleregler som bør gjelde.

Program for et børsarrangement

Her er eksempel på gjennomføring av frivilligbørs-arrangement på to timer. Anbefaler start kl. 17:00 eller 18:00.

1. Oppstart (30 minutter)
   • Ønske deltagere velkommen
   • Registrere deltakere som ikke allerede er påmeldt
   • Mingling / Servering
   • Plakatverksted
2. Informasjon (15 minutter)
   • Konferansier forklarer 
   • Kort tale (f.eks. Ordfører)
   • Børsen åpnes! (ringe med børsbjelle/gong-gong)
3. Børstimen (60 minutter)
   • Gjennomføring av selve FRIVILLIGBØRSEN!
   • Konferansier intervjuer og kommenterer underveis
4. Avslutning (15 minutter)
   • Avslutning med Børs-råd
   • Evt. premiering for gode avtaler
   • Takk for engasjement og innsats!

Roller og oppgaver under arrangementet

For å få til et vellykket børsarrangement, er det viktig at det er godt forberededt. Her er de ulike roller og oppgaver som anbefales. Det er selvfølgelig rom for lokale tilpasninger.

1. Velkomstgruppe
2. Plakatverksted
3. Børsmeglere
4. Notarer
5. Børsråd/jury
6. Konferansier/børsgeneral
7. Film og foto
8. Praktisk ansvar

1. Velkomstgruppe (2-3 personer)

• Evt. ordne med T-skjorter og evt. navneskilt
• Ønske deltakere velkommen og forklare opplegget
• Informere om navnskilt/visittkort, mat, plakatbord og program
• Hjelper til å registrere de som ikke er registrert, slik at de kan inngå avtaler etterpå
• Evt. servere mat til de medhjelpere

2. Plakatverksted (2-3 personer)

• Alt utstyr bør ligge ferdig tilgjengelig på bordene
• Oppgave er å veilede deltagere i hvordan de kan lage sin egen plakat; hjelpe til å finne utstyr. 
• Plakatene gjør deltagerne mer synlige under selve børsen, og det vil være lettere for andre å finne dem. 
• Lurt å skrive KORT (stikkord) om tilbud og ønsker
• Noen har med utskrift av egen logo, som de kan lime på plakaten. 
• Deltagere oppfordres – men må ikke lage plakat, hvis de ikke ønsker det.
• Skaffe utstyr som: plakatholdere, tusjer og plakater i mange farger, sakser og lim til å feste logoer og stifter til å feste på plakatholderne.

3. Børsmeglere (fra 4-10 personer avhengig av børsstørrelse)

• Antrekk: Flott om disse kan ha på hvit skjorte og gjerne en mørk jakke, hvis en har. For å være lett å kjenne igjen, får alle meglerne en bowlerhatt og et børsmeglerskilt 
• Fellessamling med informasjon for Børsmeglere en halv time før børs
• Ved bruk av tema: 1-2 børsmeglere har hvert sitt «temabord» og tilbyr deltagerne avtaleskjemaer og penner. 
• Vær blid og positiv i møte med deltagere som ikke helt skjønner hva de skal gjøre. Spør dem gjerne om hva de er på utkikk etter, eller hva de evt kan tilby andre. 
• På plakatverkstedet har mange laget plakater, som gjør det lettere å finne noen å samarbeide med.
• Det skal bare være en avtale pr skjema; ikke flere samarbeidsavtaler på samme skjema.
• Informere om spillereglene ved behov eller spørsmål.

4. Notarer (3-6 personer)

• Logge seg inn på evt. løsning for å registrere avtaler og teste at det fungerer å registrere avtaler.
• Sitte ved registreringsbordet og registrere avtaler (papir/digitalt). Skriv KORT hva avtalen går ut på. 
• Ved mindre arrangement, kan en ha en sekretær som legger inn fra papir til digital løsning
• Evt. dele ut synlig bevis til begge parter når avtalen er registrert (refleks, klistremerker, sløyfer..)
• Dersom bruker papiravtaler, bør hver part få hver sin gjenpart
• Børsrådet/jury må ha tilgang til avtalene som inngås (papir hjenpart / tilgang elektronisk løsning)

5. Børsråd/jury (minst 1 representant fra hver sektor)

• Får et litt skjermet bord, men kan også gå rundt. 
• Får fortløpende inn alle avtaler som inngås
• Kommer opp på scenen med en gang Frivilligbørsen er avsluttet med «gongen»
• Oppsummerer noen hovedtendenser, for eksempel: «vi ser at det er mange avtaler som handler om barn og unge» eller «i år er det mange som deler kompetanse» osv
• Trekke frem noen eksempler på interessante eller overraskende nye samarbeid
• Kan evt. være utdeling av diplom innenfor ulike kategorier (gjerne humoristisk)

6. Konferansier / børsgeneral

• Dette kan være en lokalkjendis, proff eller en frivillig
• Skal lede arrangementet
• Skape litt fest og annonsere avtaler etter hvert som de inngås

7. Film og foto (1-2 personer)

• Kan f.eks. være kommunikasjonsansvarlig i kommunen
• Filmer og tar bilder for å dokumentere arrangementet
• Viktig med foto/film til markedsføring neste børs

8. Praktisk ansvar 

• Kjenner lokalet godt og kan det tekniske utstyret.
• Rigger opp og ned 
• Har nøkler og vet hvor ting er.
• Fikser mat og drikke

Mer informasjon

Det er Norges Frivilligsentraler som har utarbeidet denne nettsiden i samarbeid med frivilligbørsene i Drammen, Svelvik, Lørenskog, Stavanger, Sandefjord og Nordre Follo. Men det er ingen som eier konseptet "Frivilligbørs". Dersom du ønsker å lære mer eller starte med frivilligbørs, kan du ta kontakt med en eksisterende frivilligbørs som du finner på kartet på startsiden.